SDM dan Organisasi - UKM Fajrul Islam

 SDM dan Organisasi

Tugas Softskill yang kedua. Saya mengambil poin SDM dan Organisasi. Organisasi yang saya ambil adalah Organisasi Mahasiswa di Universitas Gunadarma, yaitu UKM Fajrul Islam (FARIS).

TENTANG FAJRUL ISLAM

Sejarah Faris

Periode Tahun 1981 s/d 1988. Pada awalnya, Lembaga Dakwah Kampus di Sekolah Tinggi Gunadarma hanya sebagai sebuah perkumpulan Mahasiswa dan Mahasiswi yang aktif mengelola Mushola di Kampusnya, yang saat itu masih berlokasi di Kampus Salemba. Di Kampus Salemba sendiri ada 2 konsentrasi jurusan perkuliahan:

1. Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer Gunadarma dan

2. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Gunadarma.

Karena rutinnya dalam pengelolaan Mushola menjadi sebuah prestasi tersendiri, akhirnya perkumpulan mahasiswa tersebut mendapat kepercayaan untuk menyelenggarakan Kegiatan Panitia Hari Besar Islam oleh pihak Kampus. Tahun demi tahun kegiatan PHBI ini berlangsung.

Tahun 1985-1986 adalah Peletakan Batu Pertama untuk pendirian cabang bangunan Kampus Gunadarma di Margonda Depok, yang otomatis perkumpulan mahasiswa-mahasiswi Muslim yang akrab disebut Rohis (Rohani Islam) harus ikut serta dalam memobilisasi tempat ibadah di Kampus Margonda ini. Sebetulnya antara pengurus Rohis STIE Gunadarma dan STMIK Gunadarma itu berbeda, karena terkait posisi bangunan yang jaraknya cukup jauh, sehingga belum bergabung. Hal ini dikarenakan belum disahkannya kegiatan tersebut sebagai Unit Kegiatan Mahasiswa maka kegiatannya hanya sebatas mengurus Mushola dan penyelenggaraan PHBI.

Tahun 1988 Masjid Daarul Ilmi dibangun dan setelah selesai, ini merupakan Masjid terbesar di Gunadarma.  Melalui Masjid inilah menjadi sarana menjadi sebuah tempat untuk melakukan koordinasi terkait kegiatan Keislaman.

Periode 1998 adalah masa di mana segala konsep yang sebelumnya disiapkan dapat direalisasikan. Dengan menimbang hal-hal sebelumnya, yaitu kontribusi Rohis yang nyata terhadap kampus, serta rutinnya melaksanakan pendelegasian di setiap organisasi kampus, membuat langkah Senat Mahasiswa, dan BEM yang diisi oleh Rohis saat itu mampu berperan dalam peristiwa aksi demo menyuarakan aspirasi ketika Kepemimpinan Presiden Soeharto.

Kemudian, pengurus Senat meminta agar Rohis diresmikan menjadi Unit Kegiatan Legal di Kampus Gunadarma. Karena, sebelumnya berstatus tetap legal, tetapi hanya sebatas sebagai perkumpulan saja. Ada ketika hanya ada acara. Setelah acara selesai, kembali pada kegiatan biasa, seperti diskusi, belum terorganisir secara baik. Akhirnya rohis berinisiatif untuk terjun di Senat.

Pada tanggal 28 Desember 1998 Rohis diresmikan menjadi Unit Kegiatan Mahasiswa dengan membawa hal baru, nama baru Fajrul Islam dan adanya sistem. Periode Tahun 1999 s/d 2003 merupakan masa-masa di mana Fajrul Islam yang pengurusnya aktif di berbagai BEM, baik BEM U dan BEM Fakultas, melakukan ekspansi dakwah dengan membentuk Badan Semi Otonom di bawah struktur pengurus BEM, seperti BEM FE terdapat KAESYAR (Kajian Ekonomi Syariah), BEM Psikologi terdapat Psikis (Psikologi Islam), Sastra Islam, dsb.

Sejarah Ketua Umum FARIS

No.	Periode kepengurusan	Nama ketua umum	Jurusan	Angkatan
1	1998/1999	Muhammad Rochim (STMIK) Agus (STIE)		1995
2	1999/2000	Indra Chaniago		1996
3	2000/2001	Filani Zikri		1997
4	2001/2002	Sri Widodo	Sistem Informasi	1998
5	2002/2003	Syarif Hidayat	Psikologi	1999
6	2003/2004	Iwan Setiawan		2000
7	2004/2005	Slamet		2001
8	2005/2006	Enjang Mulyana		2002
9	2006/2007	Handi W.		2003
10	2007/2008	Wafa Hassim	Psikologi	2004
11	2008/2009	Ardian Fauzi		2005
12	2009/2010	Sukma Wijaya	Sistem Informasi	2006
13	2010/2011	Muhammad Ali Fikri	Teknik Elektro	2007
14	2011/2012	Agung Kurniawan	Sistem Informasi	2008
15	2012/2013	Yahya Zulkarnain	Teknik Industri	2009
16	2013/2014	M. Fikri Amirullah	Sistem Informasi	2010
17	2014/2015	Indra Permana	Teknik Elektro	2011
18	2015/2016	Agung Ginanjar Kusumah	Tek. Informatika	2012
19	2016/2017	Hamzah Assadullah	Tek. Informatika	2013
20	2017/2018	Kartiko Pramudito	Tek. Informatika	2014

STRUKTUR DAN MANAJEMEN FAJRUL ISLAM

Struktur Dan Pembagian Tugas

Keterangan :

Divisi / ranah = adalah bagian dari sebuah bidang yang tugasnya berkaitan dengan penjabaran kerja dari bidang yang berada di atasnya

Bidang = gabungan dari beberapa divisi atau ranah yang memiliki kesamaan dalam hal wilayah kerja

Regional = Terdiri dari ketua umum dan ketua masing-masing teritorial

BPO = Terdiri dari anggota kehormatan yang memberi pertimbangan kepada Fajrul Islam

Badan Pertimbangan Organisasi
Deskripsi	·         Merupakan dewan yang berfungsi untuk membantu mengembangkan, menjaga kesinambungan, dan keteraturan gerak langkah UKM Fajrul Islam dengan visi, misi, dan tujuan organisasi
Tugas	·         Memberi masukan kepada kepengurusan terkait keorganisasian ·         Tugas dan Kewajiban BPO lebih lanjut diatur oleh musyawarah BPO
Ketua Umum
Deskripsi	·         Merupakan pimpinan eksekutif tertinggi dalam struktur FARIS ·         Bertanggung jawab penuh sebagai penyelenggara dan penyalur organisasi serta pencapaian tujuan organisasi kepada Muktamar
Tugas	·         Tugas dan Kewajiban Ketua Umum diatur dalam AD/ART ·         Wewenang diatur dalam AD/ART ·         Memiliki hak prerogatif dalam staffing dan terhadap keputusan yang dianggap mendesak
Sekretaris Jenderal
Deskripsi	·         Sebagai wakil Ketua Umum Faris dalam mengurus internal organisasi ·         Bertanggungjawab kepada Ketua Umum UKM Fajrul Islam ·         Bertanggungjawab atas divisi-divisi di bawahnya
Tugas	·         Membuat standarisasi mengenai keadministrasian organisasi ·         Menjalankan kegiatan kesekretariatan, dokumentasi, dan pengarsipan ·         Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap arus informasi yang masuk dan keluar
Divisi Sekretaris Umum
Deskripsi	Bertanggungjawab kepada Sekjend atas pengelolaan sekretariat, inventaris serta sebagai pusat data dan informasi.
Tugas	·         Mengelola Sekretariat FARIS ·         Mengelola Inventaris FARIS ·         Sebagai pusat administrasi identitas FARIS meliputi Panji, Kartu Identitas Pengurus, Jaket, Surat dan KOP Surat ·         Mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kelembagaan seperti surat masuk dan keluar, dan pendataan kebijakan-kebijakan ·         Pengolahan database ·         Pendataan dari arsip dokumen, pesan (al’ilanat) dan info FARIS ·         Melakukan kegiatan terkait penyebaran informasi tentang FARIS ·         Pendataan proposal kegiatan, laporan pertanggungjawaban dan berkoordinasi dengan bidang lain terkait pengumpulan LPJ ·         Sebagai Pusat Informasi FARIS ·         Pendata program kerja FARIS selama 1 periode
Divisi Bendahara Umum
Deskripsi	Bertanggungjawab kepada Sekjend atas pengelolaan keuangan FARIS
Tugas	·         Melakukan pengawasan terhadap keuangan UKM Fajrul Islam ·         Membuat kebijakan-kebijakan terkait flowchart sistem keuangan, anggaran, dan penggunaan dana kas FARIS ·         Mencari dan mengatur sumber-sumber pendanaan FARIS
Bidang PPSDM
Deskripsi	Bertanggungjawab kepada Ketua Umum FARIS PPSDM merupakan kependekan dari Pengawasan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia
Tugas	·         Melakukan pengawasan internal ADK dan Forum angkatan ·         Melakukan rekrutmen kader dan pengelolaan database kader ·         Membuat strategi ukhuwah antara anggota dan pengurus FARIS ·         Melakukan pembinaan kader mula
Divisi CnR
Deskripsi	Bertanggung jawab kepada ketua bidang PPSDM
Tugas	·         Melakukan rekrutmen kader dan pengelolaan database kader. ·         Mengawasi dan mengevaluasi forum angkatan. ·         Mengatur dan mengevaluasi kegiatan magang partisipan. ·         Bertanggung jawab terhadap daerah persiapan wilayah. ·         Membuat strategi ukhuwah antara anggota dan pengurus FARIS. ·         Melakukan pengawasan dan penganalisaan terhadap pelaksanaan sistem yang ada dan membuat evaluasi terhadap kinerja FARIS dan rekomendasi.
Divisi Mentoring
Deskripsi	Bertanggung jawab kepada ketua bidang PPSDM
Tugas	·         Mengadakan pelatihan terhadap mentor dan mentee ·         Bertanggung jawab terhadap daerah persiapan wilayah ·         Membuat strategi mentoring ·         Membuat strategi sosialisasi mentoring (pencitraan mentoring)
Bidang SYIAR
Deskripsi	Bertanggungjawab kepada Ketua Umum UKM Fajrul Islam
Tugas	·         Memberikan pelayanan yang ditujukan untuk umat (masyarakat sekitar kampus dan civitas academica) dengan cara hikmah dan baik yang dilakukan secara rutin ·         Memakmurkan masjid yang ada di Universitas Gunadarma dengan berbagai kegiatan keislaman yang bermanfaat ·         Mensyiarkan nilai-nilai Islam kepada seluruh elemen-elemen kampus guna memperluas pemahaman tentang Islam ·         Mengelola keuangan masjid yang berkaitan dengan kegiatan syi’ar masjid dan kebutuhannya, serta melaporkannya kepada pihak kampus yang bertanggung jawab atas pengelolaan dana masjid ·         LAZIS dikelola oleh syiar
Divisi Masjid
Deskripsi	Bertanggung jawab kepada Koordinator Bidang Syiar terkait program kerja atau pelayanan Masjid
Tuigas	·         Mengelola keuangan Masjid ·         Memakmurkan masjid yang ada di Universitas Gunadarma dengan berbagai kegiatan keislaman yang bermanfaat.
Divisi Mahasiswa dan Masyarakat
Deskripsi	Bertanggung jawab kepada coordinator Bidang Syiar terkait program kerja
Tugas	·         Memberikan pelayanan yang ditujukan untuk umat (masyarakat sekitar kampus dan civitas academica) dengan cara hikmah dan baik yang dilakukan secara rutin ·         Mensyiarkan nilai-nilai Islam kepada seluruh elemen-elemen kampus guna memperluas pemahaman tentang Islam ·         Mempersiapkan MTQMN
Bidang Pemuliaan Perempuan
Deskripsi	·         Bertanggung jawab kepada Ketua Umum FARIS terkait kondisi kemuslimahan Universitas Gunadarma
Tugas	·         Membawahi dan bertanggung jawab terhadap kegiatan Muslimah. ·         Mengadakan kajian untuk meningkatkan tsaqofah, dan wawasan Muslimah Universitas Gunadarma. ·         Membuat kegiatan yang berkaitan dengan isu-isu strategis mengenai kemuslimahan ·         Mensosialisasikan isu-isu terkini terkait kemuslimahan. ·         Membuat strategi peningkatan ukhuwah antar anggota dan pengurus FARIS (khusus akhwat) ·         Sebagai wadah aspirasi bagi seluruh mahasiswi universitas Gunadarma, baik secara formal maupun informal
Bidang HUMAS
Deskripsi	Bertanggungjawab kepada Ketua Umum FARIS
Tugas	·         Menjadi penghubung antara FARIS dengan internal kampus (Ormawa, UKM,  Kemahasiswaan dll) ·         Menjadi penghubung antara FARIS dengan eksternal kampus(FSLDK, LDK lain, Lembaga Kemanusiaan, Lembaga Pemerintahan) ·         Membangun dan menjaga komunikasi yang baik dengan pihak internal dan eksternal kampus ·         Membuat strategi terhadap isu-isu terkini terkait dengan elemen-elemen internal dan eksternal kampus ·         Bertanggungjawab terhadap daerah persiapan dan forum wilayah ·         Berkontribusi dalam forum silahturahim lembaga dakwah kampus (FSLDK)
DIvisi Internal
Deskripsi	Bertanggung jawab kepada koordinator Bidang Humas
Tugas	·         Menjadi penghubung antara FARIS dengan internal kampus (Ormawa, UKM,  Kemahasiswaan dll)
Divisi Eksternal
Deskripsi	Bertanggung jawab kepada koordinator Bidang Humas
Tugas	·         Berkontribusi dalam forum silahturahim lembaga dakwah kampus (FSLDK) ·         Menjadi penghubung antara FARIS dengan eksternal kampus(FSLDK, LDK lain, Lembaga Kemanusiaan, Lembaga Pemerintahan)
MEDIA
Deskripsi	Bertanggungjawab kepada Ketua Umum FARIS yang membawahi pengembangan media yang ada di UKM Fajrul Islam
Tugas	·         Mengelola seluruh media cetak dan elektronik yang dimiliki FARIS ·         Sebagai media dakwah yang menyeleksi dan mempublikasikan semua kegiatan FARIS ·         Membuat strategi publikasi terkait pencitraan positif terhadap FARIS
Divisi Media Cetak
Deskripsi	Bertanggung jawab kepada Koordinator Bidang Media
Tugas	·         Mengelola media cetak faris ·         Membuat strategi publikasi subtraktrif
Divisi Media Elektronik
Deskripsi	Bertanggung jawab kepada Koordinator Bidang Media
Tugas	·         Mengelola social media dan web faris ·         Membuat strategi publikasi adiktif ·         Mempromosikan setiap kegiatan faris melalui media elektronik ·         Mengkoordinasikan setiap publikasi berkaitan dengan faris antar regional
Divisi Media Kreatif
Deskripsi	Bertanggung jawab kepada Koordinator Bidang Media
Tugas	·         Membuat konten dakwah secara kreatif ·         Memberikan pelayanan terkait design grafis tentang Fajrul Islam ·         Melegalkan publikasi fajrul Islam
Regional
Deskripsi	Bertanggungjawab kepada Ketua Umum Faris Regional memiliki status semi otonom
Tugas	·         Tugas dan Kewajiban Koordinator Wilayah diatur dalam AD/ART ·         Wewenang diatur dalam AD/ART ·         Memiliki hak prerogatif dalam lingkup teritorial mengenai staffing dan terhadap keputusan yang dianggap mendesak dengan persetujuan Ketua Umum FARIS ·         Melakukan diskusi bersama antar bidang FARIS pusat dan teritorial guna meningkatkan sinergitas kerja semi otonom (minimal 2 kali dalam 1 periode kepengurusan) ·         Sub-struktur dalam teritorial dikondisikan sesuai dengan kebutuhan wilayah dan SDM yang ada.

SISTEM PENGGAJIAN

Di Organisasi Mahasiswa Fajrul Islam tidak ada gaji. Semua tugas dan pekerjaan yang dilakukan bersifat sukarela. Adapun hal konkrit yang didapat adalah berupa sertifikat kepengurusan atau kepanitiaan, dan tidak ada yang bersifat penggajian.

Sumber : Manajemen Risalah Dakwah Kampus / Sistem Manajemen Operasional FARIS 2017 - 2020

Komentar :

Unit Kegiatan Mahasiswa Fajrul Islam (FARIS) memiliki struktur kepengurusan yang kuat. Setiap organisasi pasti mengalami masalah. Walau UKM Fajrul Islam berdiri atas dasar hukum yang jelas dan dibawah naungan instansi yang jelas pula tak menutup kemungkinan mereka memiliki masalah dalam hal struktur organisasi. Struktur organisasi yang ada di landasannya yaitu SMOF (Sistem Manajemen Operasional FARIS) tidak sama dengan realita struktur organisasi yang dijalaninya sekarang. Kemungkinan hal itu disebabkan oleh penyusunan landasan yang kurang tepat dalam memprediksi kondisi organisasi di masa depan.

            Saat ini UKM Fajrul Islam seharusnya membenahi sistem birokrasi dan kesekretariatan serta manajemen organisasinya, agar alur koordinasi bisa berjalan dengan baik dan tidak sering terjadi miss komunikasi. Selain sistem birokrasi dan kesekretariatan serta manajemen organisasi UKM Fajrul Islam tetap tidak boleh meninggalkan tujuan khususnya di Universitas Gunadarma, yaitu mendakwahkan nilai-nilai keislaman kepada seluruh civitas akademika kampus Universitas Gunadarma. Dengan demikian diharapkan UKM Fajrul Islam bisa menjadi model keislaman di kampus Universitas Gunadarma